Według kalendarza świąt nietypowych 25 stycznia wypada Dzień Sekretarki i Asystentki.

Czy zastanawiacie się kim w dzisiejszych czasach jest i jakie cechy powinna posiadać profesjonalna sekretarka?

Obecnie chyba wszystkie firmy posiadają w swoich zasobach kadrowych asystentki/sekretarki, które pełnią w firmach bardzo ważne zadania i są bardzo dobrze przygotowane do pełnienia swojej funkcji!

Sekretarka jest zazwyczaj pierwszą osobą z którą kontaktują się klienci i kontrahenci przychodzący do firmy lub kontaktujący się poprzez telefon czy e-mail. Jej zadaniem jest więc obsługa interesantów. To na barkach sekretarki spoczywa obowiązek wywarcia na gościach pozytywnego obrazu firmy.

Jakie cechy są niezbędne do tych wykonywania tych zadań? Przede wszystkim bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz wysoka kultura osobista.

Dobra sekretarka świetne zna strukturę firmy i wszystkie zależności służbowe oraz zasady savoir-vivre`u. Potrafi prowadzić rozmowy face to face oraz telefoniczne z różnymi osobami w taki sposób, aby czuli się komfortowo obsłużeni. Ma wysoko rozwinięte zdolności negocjacyjne oraz jest osobą asertywną.

Sekretarka jest prawą ręką szefa. Umawia i pilnuje jego spotkań, zebrań czy wyjazdów, przygotowując do nich odpowiednie dokumenty, zestawienia, raporty. Ważne jest, aby miała wiedzę o poprawnym redagowaniu pism, zdolności organizacyjne, umiała odpowiednio planować czas pracy swój i swojego szefa oraz pracować pod presją czasu

Do większości zadań które wykonuje sekretarka wymagana jest umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych, znajomość języka obcego, oraz znajomość danej branży.

Oczywiście specyfika zadań jest różna w zależności od firmy w jakiej sekretarka pracuje, dlatego trudno jednoznacznie wypisać listę zadań czy wymagań…  Ale jedno jest pewne – każda sekretarka powinna  stale się kształcić i to w różnych dziedzinach, aby móc dobrze wykonywać swoje codzienne obowiązki. Warto inwestować w kursy doskonalące umiejętności miękkie oraz typowo zawodowe. Polecam kurs online Akademia samodoskonalenia – z warsztatami z komunikacji, asertywności czy stresu oraz zawodowy kurs Pracownik administracyjno-biurowy.