Praktycznie w każdej firmie bez względu na jej wielkość istnieje stanowisko biurowe lub administracyjne, dlatego też pracownik biurowy jest zawodem bardzo poszukiwanym.
Z czym wiąże się praca administracyjno- biurowa oraz jakie umiejętności i kwalifikacje są wymagane?
Praca administracyjno-biurowa różni się w zależności od specyfiki zakładu oraz stanowiska na jakim pracujemy. Sekretarka będzie miała inny zakres obowiązków od pracownika zatrudnionego w dziale personalnym, handlowym czy też urzędnika. Z tych samych zależności inny jest również zakres wymaganych kwalifikacji i umiejętności.
Istnieje jednak kilka cech wspólnych dla każdego pracownika biurowego:
- Każde stanowisko biurowe wiąże się z wykonywaniem poleceń przełożonych
- Każde stanowisko biurowe wiąże się z wykonywaniem czynności biurowych, takich jak przygotowanie różnego rodzaju pism, zestawień itp.
- Każde stanowisko biurowe wiąże się z obsługą komputera oraz sprzętów biurowych jak np. ksero, drukarki, skanery itp.
- Każde stanowisko biurowe wiąże się z obsługą klientów – telefoniczną , mailową, osobistą.
Wynika z tego, że bez względu na miejsce pracy biurowej, niezbędne jest bardzo dobre opanowanie obsługi komputera oraz innych sprzętów i urządzeń biurowych. Ważne jest również posiadanie wiedzy z zakresu redagowania pism, ich rodzajów i form oraz zasad, reguł i obiegu korespondencji w biurze. Pracownik biurowy powinien znać podstawy obsługi klientów, prowadzenia rozmów telefonicznych, korespondencji e-mailowej. Wiele z czynności wykonywanych na tym stanowisku opiera się na wysoko rozwiniętych umiejętnościach interpersonalnych. Bardzo ważne jest więc, aby zdobywać wiedzę z zakresu zarządzania czasem, redukowaniem stresu, komunikacji i asertywności.
W większości firm na stanowiska biurowe poszukiwani są pracownicy z wykształceniem minimum średnim, a najlepiej wyższym, często tematycznie powiązanym z jednostką rekrutującą. Do pracy w urzędzie najczęściej wymagane jest wykształcenie na kierunkach administracyjnych, w firmach zajmujących się reklamą – wykształcenie marketingowe itd.
Bez względu na wykształcenie warto podnosić swoje kompetencje poprzez uczestnictwo w kursie pracownik administracyjno-biurowy, ukończyć szkolenie z redagowania pism oraz zadbać o umiejętności miękkie np. w kursie Akademia samodoskonalenia. A dla osób chcących pracować w urzędach przydatny będzie kurs Pracownik administracji samorządowej.