Instrukcja kancelaryjna w instytucjach samorządowych
Instrukcja kancelaryjna – niezbędnik czynności kancelaryjnych
Praca na stanowisku pracownika biurowego wymaga wykonywania wielu czynności kancelaryjnych. Procedury biurowe, które stanowią niezbędnik pracy, regulowane są wewnętrznymi przepisami opisanymi w formie jaką jest instrukcja kancelaryjna. Jej właściwości określane są przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Czym ona jest i co powinna regulować?
Obieg dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz tych, które przekazywane są w obrębie komórek organizacyjnych, regulowane są przepisami. Ma to na celu ujednolicenie sposobu wykonywania powyższych czynności przez wszystkie ogniwa organizacyjne, a przez to sprawne funkcjonowanie również innych podmiotów. W określonym zakresie czynności te są wykonywane przez wszystkich pracowników biurowych.
System tradycyjny a system EZD
Wspomniane wcześniej rozporządzenie wydane zostało w celu uwzględnienia informatyzacji administracji, dzieląc czynności kancelaryjne na te wykonywane w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD, czyli Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Wprowadzany stopniowo od 2011 roku system EZD dąży do tego, aby ujednolicić, usprawnić i ograniczyć koszty związane z czynnościami kancelaryjnymi w urzędach. W rozporządzeniu określone jest również zarządzenie ograniczenia do minimum systemu tradycyjnego przy wyborze systemu EZD. Jedynie kierownik może określić wyjątki poparte przepisami bo to on sprawuje nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.
Systemy kancelaryjne
Instrukcja kancelaryjna zawiera informacje o stosowanym systemie kancelaryjnym, gdzie wyróżniamy system:
- bezdziennikowy bezrejestrowy
- bezdziennikowy rejestrowy
Pierwszym z nich zajmują się organy samorządu terytorialnego, gdzie obieg dokumentów i akt sprawy odbywa się bez ich rejestracji w obiegu wewnętrznym. Ważne jest prawidłowe oznakowanie teczek zgodnie z instrukcją. Wyjątek stanowią pisma szczególnie ważne, które nie podlegają ewidencji.
System rejestrowy natomiast polega na rejestrowaniu pierwszego i ostatniego pisma danej sprawy, natomiast dokumenty, które pojawiają się w trakcie są oznakowane sygnaturą danego postępowania.
Prawidłowo opracowana instrukcja kancelaryjna powinna regulować takie czynności jak:
- obiekt akt (etapy obiegu, punkty zatrzymania akt)
- odbiór korespondencji przychodzącej
- zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
- formy załatwiania spraw
- termin załatwiania spraw
- rejestrowanie i znakowanie pism i spraw
- wysyłanie pism
- podpisywanie pism
- przechowywanie akt bieżących oraz tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
Ponadto w instrukcji kancelaryjnej określone są również wytyczne postępowania w przypadku błędów podmiotów oraz sytuacji niestandardowych sytuacji takich jak np. nieprawidłowo zaadresowana korespondencja czy przełożenie terminu sprawy. Powinna ona również zawierać załączniki takie jak:
- schemat obiegu pism
- wykaz akt
- wzory druków i formularzy potrzebnych do realizacji założeń instrukcji
Prawidłowo stworzona instrukcja kancelaryjna z pewnością ułatwia pracę i funkcjonowanie organów o różnej specyfice, a przede wszystkim informację między podmiotami. Mimo dużej biurokratyzacji administracji państwowej sumienne stosowanie się do instrukcji kancelaryjnej, szczególnie tej w systemie EZD, z pewnością może przyspieszyć działanie organów oraz obniżyć koszty pracy z dokumentacją. Niezbędne jest przede wszystkim przeszkolenie w tym temacie pracowników wykonujących pracę w zakresie czynności kancelaryjnych. W obrębie tej tematyki w naszej ofercie dostępnych jest kilka kursów i szkoleń. Sprawdź.